Case Study

Harelbeke betrekt personeel bij meerjarenplan

De Stad Harelbeke gebruikte het CitizenLabplatform om personeelsleden intern in debat te laten gaan rond de prioriteiten voor de stad en ging daarna een eerste keer publiek met een ‘tevredenheidsonderzoek’ bij de burgers in de vorm van enquête.

27500
Inhabitants
Belgium
Country
De Stad Harelbeke kiest voor een gediversifieerde en gefaseerde aanpak bij de opmaak van hun strategisch meerjarenplan.

De Stad Harelbeke gebruikte het CitizenLabplatform om personeelsleden intern in debat te laten gaan rond de prioriteiten voor de stad en ging daarna een eerste keer publiek met een ‘tevredenheidsonderzoek’ bij de burgers in de vorm van enquête.

  • Meer dan 70 personeelsleden namen deel aan een eerste kwalitatieve online  interne brainstorm
  • In 3 maanden tijden werden meer dan 200ideeën gedeeld en bediscussieerd
  • Meer dan 850 stemmen en 100 reactiesmaakten er een rijke discussie van
  • Deze ideeën werden grondig geanalyseerd en in een inspiratienota met 17 speerpunten gegoten (met de Sustainable Development Goals als kapstok)

Uitdaging en doelstelling

De dienst strategische planning van de stad was op zoek naar een laagdrempelige manier om met het stadspersoneel in interactie te laten gaan over de toekomst van de stad. Teveel ideeën en verslagen zorgden ervoor dat niet alle diensten even betrokken waren. De bedoeling was dus vooral om het personeel meer te betrekken bij de opmaak van het strategische meerjarenplan. Omdat het  SDG’s al bekend waren, werd de input aan deze gedeelde thema’s opgehangen. Via een online enquête werd nadien – als eerste stap in het publieke proces – het grotere publiek betrokken.

Methode

De inspraak werd in verschillende fases  opgedeeld. In de eerste fase koos Harelbeke voor een open ideeënoproep met de mogelijkheid voor collega’s om te reageren en te stemmen op input van     aneren. In een twee fase analyseerde en bundelde de strategische dienste de resultaten tot een overzichtelijke inspiratienota, opgehangen aan de 16 SDG’s, die nadien werd ontsloten in een ‘informatiefase’. Nadien volgde een ‘tevredenheidsonderzoek’ als eerste stap om bij deze analyse de burgers te betrekken.

Resultaten

De dienst communicatie van de Stad Harelbeke apprecieert vooral de makkelijke manier waarop je een proces via het platform kun visualiseren. De tijdslijnfunctie, zowel als de manier waarop je per fase de inspraakmethode (ideeën toevoegen, stemmen, reageren, ...) kan kiezen. Het gebruiksgemak om zowel het proces op te zetten als de hulp bij de  analyse zijn de pluspunten. Dat er op zulke korte tijd zo gemakkelijk zoveel personeel kon worden betrokken bij een proces dat anders via e-mail moet gebeuren, overtrof van bij het begin de verwachtingen. De kwalitatieve input vanuit de eerste fase, zal nu ook toestaan om de volgende inhoudelijk goed te onderbouwen.

"Het online inspraakplatformhelpt ons om zowel intern ons personeel als extern onze bewoners gemakkelijk tebetrekken bij het beleid van de stad. De technische mogelijkheden zijn groot,en van het team van CitizenLab krijgen we professionele en strategischeondersteuning." - Ellen Vandeputte, strategisch planner Stad Harelbeke
De Stad Harelbeke koos voor een herkenbare visuele identiteit en installeerde die probleemloos op het CitizenLab-platform
De duidelijke Call to action (CTA) kwam terug op zowel de website van de gemeente en op het platform alsook op bierkaartjes die in de stad werden verspreid.
Photos of team members

Try it for yourself. 

Discover the product with one of
our participation experts.

Schedule a demoChat with an expert